Isikuandmete töötlemise põhimõtted
Keskkonnaministeeriumi Infotehnoloogiakeskus (edaspidi KeMIT) töötleb isikuandmeid kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega ning lähtuvalt järgmistest põhimõtetest:
isikuandmete töötlemisel tagatakse, et töötlemine on seaduslik, õiglane ja läbipaistev,
isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse eesmärgipäraselt ja minimaalselt,
isikuandmed on õiged ja vajaduse korral ajakohastatud,
isikuandmeid säilitatakse ainult seaduses ettenähtud aja ning seejärel need kustutakse,
KeMIT ei väljasta isikuandmeid teistele isikutele, välja arvatud juhul kui andmete väljastamiseks on õiguslik alus,
kaitseme KeMIT-i kätte usaldatud isikuandmeid volitamata töötlemise eest. Isikuandmete töötlemisel kasutatakse turvameetmeid, mis kaitsevad neid ebaseadusliku juurdepääsu ja juhusliku kaotamise ning hävimise ees.
Töötleme Teie isikuandmeid järgnevates olukordades :
Veebilehe külastamine
Kogume meie veebilehtedel külastusstatistikat, et parandada ja arendada meie veebiteenuste kasutajakogemust ning optimeerida artiklite sisu. Külastusstatistika kogumiseks kasutame Google Analytics lahendust ja küpsiseid (cookies).
Iga külastaja kohta kogume järgmisi andmeid :
kasutatava seadme IP aadress või võrgu IP aadress,
kasutatava seadme või võrgu internetiteenuse pakkuja nimi ja aadress,
külastamise aeg (kellaaeg, kuupäev, aasta),
veebilehe osa, mida külastatakse ja kaua seal viibitakse,
kasutatava seadme umbmäärane asukoht (riik),
tehnoloogiline profiil (operatsioonisüsteem ja brauser).
Kogutud IP aadresse ei seota ühegi konkreetse külastajaga. Kogutud infot hoiame 26 kuud ning tähtaja möödumisel need andmed kustutakse.
Kontori külastamine
KeMIT-it külastades võtab Teid vastu KeMIT-i töötaja, kellele on eelnevalt edastatud kontorit külastava isiku nimi. KeMIT-i töötajal on õigus tuvastada ja registreerida kontorit külastav isik ning selle jaoks küsida isikut tõendavat dokumenti. Seega palume KeMIT-it külastades kaasa võta isikut tõendav dokument (pass, ID-kaart või juhiluba). KeMIT-i kontoris on võimalik liikuda ringi ainult koos saatjaga, kelle juurde kohtumisele on tuldud.
KeMIT kasutab videovalvesüsteemi töötajate ja varade kaitseks ning õigusrikkumiste tuvastamiseks. Videovalvesüsteemi kasutuspiirkond on KeMIT-i kontoris vastavalt märgistatud. Videosalvestisi töötleb KeMIT ja hoiab alles kuni 12 kuud ning tähtaja möödumisel need andmed kustutakse.
Tööle või praktikale kandideerimine
Töötleme ainult neid andmeid, mida KeMIT-ile olete esitanud enda kohta kandideerimise protsessis või mida on võimalik saada avalikest allikatest. Selle tegevuse eesmärk on hinnata kandidaadi sobivust töö- ja praktikakohale.
Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga teave ning sellele saavad ligi ainult värbamisprotsessis osalevad töötajad. Kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad nendele andmete juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. Säilitame kandidaatide andmeid 1 aasta kandideerimise protsessis tekkivate vaidluste lahendamiseks.
Olulisemad põhimõtted :
eeldame, et kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega võime suhelda,
kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid me tema kohta oleme kogunud,
kandidaadil on õigus meie kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi ning vastuväiteid,
teiste kandidaatide andmeid ei avaldata.
Säilitame lahkunud töötajate töölepingu andmeid 10 aastat ja lahkunud praktikantide lepingute andmeid 5 aastat ning tähtaja möödumisel need andmed kustutakse.
Teabenõude, selgitustaotluse, märgukirja või muu taotluse esitamine
Kasutame isikuandmeid Teie pöördumise läbivaatamiseks ja vastamiseks. Isikuandmeid sisaldavad üldiselt kõik füüsilise isiku teabenõuded, selgitustaotlused, märgukirjad ja muud taotlused. Nt. isiku nimi, kontaktandmed ning isikuandmeid sisaldavate probleemide või menetluste vms kirjeldus. Lisaks võib isikuandmeid sisaldada mõnelt muult asutuselt saabunud taotlus või kiri. Kõik KeMIT-ile saabunud kirjad ja taotlused registreeritakse dokumendiregistris. Avalikus dokumendiregistris ei näidata eraisikute nime, kui kirja saajaks või saatjaks on füüsiline isik (kuvatakse ainult pöörduja nime initsiaalid).
Eraisikutega peetav kirjavahetus on üldiselt juurdepääsupiiranguga. Kui keegi soovib Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, vaadatakse kirja sisu üle ja otsustakse, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Dokumendile, mis välja antakse, ei jäeta alles isiklikke kontaktandmeid (e-posti aadress või telefoninumber jne.). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Juurepääsupiiranguga dokumente väljastatakse ainult neile asutustele, kellel on otsene seadusest tulenev õigus neid saada (nt. kohtueelne menetleja või kohus).
Eraisikutega peetud kirjavahetust ja teabenõuded säilitame 5 aastat ning tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad kustutamisele.
Riigihangetes osalemine ja sõlmitud lepingute täitmine
Kogume isikuandmetena riigihangete protsessis meeskonnaliikmete kontaktandmeid ning elulookirjeldusi. See info on vajalik pakkuja meeskonna hindamiseks ja hankelepingu ettevalmistamiseks ning hankelepingust tulenevate nõuete täitmiseks.
Riigihangete seotud dokumente ja hankelepinguid hoitakse 10 aastat ning peale seda need kustutakse.
Kasutajatoe telefonile helistamine
KeMIT-i kasutajatoele helistades (telefoninumber +372 626 5000) sissetulevad kõned salvestatakse parema klienditeeninduse tagamiseks. Kasutajatugi võib Teie tuvastamiseks küsida isikuandmeid. Kõiki helistajaid teavitatakse kõne alguses eelnevalt, et toimub kõnede salvestamine.
Salvestatud kõnesid hoitakse 2 kuud ning peale seda need kustutakse.
Sotsiaalvõrgustiku kasutamine
KeMIT kasutab sotsiaalvõrgustiku platvorme (LinkedIn, Facebook) olulisemate uudiste ja töökuulutuste jagamiseks. Need platvormid koguvad isikuandmeid sisu kasutamise kohta ning personaliseeritud reklaamide edastamiseks. Platvormide poolt toimub isikuandmete kogumine vastavalt nende andmekaitsetingimustele :
KeMIT-i klientide e-teenuste kasutamine
Keskkonnaministeeriumi infotehnoloogiakeskus haldab järgmiste asutuste (vastutavate töötlejate) infosüsteeme ja andmekogusid : Kliimaministeerium, Keskkonnaamet, Eesti Loodusmuuseum, Keskkonnaagentuur, Eesti Geoloogiateenistus, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, Maa- ja Ruumiamet ja Tarbijakaitse- ja Tehnilise Järelevalve Amet. Vastutavate töötlejate andmekogudes ja infosüsteemides toimub isikuandmete kogumine vastavalt seadusele ning andmekogude põhimäärusele. Keskkonnaministeeriumi Infotehnoloogiakeskus töötleb vastutava töötleja poolt kogutavaid isikuandmeid põhimääruse või vastava koostöölepingu alusel (volitatut töötleja rolli täitmine).
Eelpool mainitud asutuste andmekogudes olevate isikuandmetega tutvumiseks tuleb pöörduda andmekogu vastutava töötleja poole.
Õigus saada teavet ja parandada ebaõigeid isikuandmeid
Teil on õigus Teie enda kogutud isikuandmete tutvuda. Isikuandmeid väljastab KeMIT teabenõude alusel. Selleks palume Teil saata taotlus digitaalselt allkirjastatuna(peame veenduma taotleja isikusamasuses) ning andmed väljastatakse elektrooniliselt nii kiiresti kui võimalik, kuid mitte hiljem kui 2 nädala jooksul alates taotlejalt taotluse saamisest.
Me keeldume Teie isikuandmete väljastamisest ainult järgnevatel juhtudel, kui see võib :
kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
kahjustada riikliku julgeolekut,
takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuse täideviimist,
ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitset,
osutuda võimatuks või nõuda ebaproportsionaalset pingutust.
Teil on õigus nõuda enda ebaõigete isikuandmete parandamist ja täiendamist, kui need on vigased või mittetäielikud.
Isikuandmete kustutamine
Teil on õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist ja KeMIT kustutab isikuandmed kui:
füüsiline isik võtab tagasi isikuandmete töötlemiseks antud nõusoleku,
isikuandmeid ei ole enam vaja sellel eesmärgil,
puudub õiguslik alus isikuandmete töötlemiseks,
isikuandmeid on töödeldud ebaseaduslikult,
vaja on täita juriidilist kohustust.
Juhul kui isikuandmeid töödeldakse õiguslikul alusel, mis ei luba andmete kustutamist, siis andmeid ei kustutata.
Kontaktandmed ja kaebuse esitamine
Isikuandmete töötlemisega seotud küsimused on oodatud e-posti aadressil andmekaitse@kemit.ee.
Kui leiate, et Keskkonnaministeeriumi Infotehnoloogiakeskus on rikkunud Teie õigusi isikuandmete töötlemisel, siis on Teil õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.